Checklist para um estande

Esta lista pretende auxiliar as pessoas a organizarem um estande para o projeto Debian em uma exposição. Por favor envie comentários para events@debian.org.

Organizando um estande

Esta lista é ordenada. Porém, alguns itens, é claro, podem ser feitos em paralelo, e alguns outros podem ser feitos em ordens diferentes.

Se você tem conhecimento de um evento no qual o Debian pode participar, mande um e-mail para debian-events-<region> - isto também vale mesmo se você não estiver planejando organizar um estande.
Para eventos no Brasil, por favor, envie um e-mail para a lista de discussão debian-br-eventos
Organizar um estande só faz sentido se existem duas ou mais pessoas dividindo as tarefas. Considere pedir ajuda em debian-events-<region> se você não está recebendo ajuda suficiente. Se ninguém mais quer ou pode te ajudar, por favor reconsidere a ideia de organizar um estande.
Agora que existem algumas pessoas que irão ajudar no estande, tenha certeza que vocês tem pelo menos uma máquina disponível no estande para mostrar o Debian - como uma alternativa, a caixa de eventos Debian está disponível para isso. Pergunte em events@debian.org. Se não existe nenhuma máquina disponível, por favor reconsidere organizar um estande, uma vez que sem máquinas o estande ficará bem vazio.
Agora que pessoas e máquinas estão disponíveis, é hora de entrar em contato com a organização do evento e perguntar sobre a disponibilidade de um estande gratuito para o projeto.
Tem se mostrado útil coordenar os eventos na Wiki do Debian usando o formulário disponível na página de eventos do Debian.
Por favor certifique-se que terão móveis no estande.
Por favor certifique-se de que o estande terá uma tomada de energia e conexão com a internet.
Verifique se existirão paredes para pendurar os banners.
Caso esteja disponível sem custo ou a um custo baixo, peça para ter conexão de internet, caso você considere que isso seja útil para o estande.
Caso banners possam ser usados, verifique se você pode arcar com os custos de imprimir banners grandes, ou peça para enviarem alguns para você (confira o materiais para estandes). O Debian também pode reembolsar os custos para imprimir banners grandes.
Confira se você pode arcar com os custos de formulação, design e impressão de panfletos para que os visitantes possam levar algo do estande (confira o materiais para estandes).
Caso alguém no estande seja capaz de dar uma palestra sobre o Debian em geral ou sobre um aspecto específico do projeto, peça para ele(a) falar com a organização do evento para ver se aceitam a palestra. De qualquer forma, você pode sempre agendar palestras no estande, mas certifique-se de publicar a agenda previamente (no primeiro dia) para que as pessoas tenham conhecimento disso.
Mesmo que nenhuma palestra formal esteja sendo organizada, você pode sempre pedir para a organização do evento uma sala para realizar um encontro Birds of a Feather (BoF). Um BoF é um encontro informal entre desenvolvedores(as) e usuários(as) no qual qualquer pessoa pode perguntar qualquer questão na qual esteja interessada. Eles são bastante elucidantes porque os(as) desenvolvedores(as) têm a chance de saber o que as pessoas pensam e as pessoas obtém respostas às dúvidas que possuem.
Negocie com a organização do evento quantas mesas e cadeiras forem necessárias para o estande.
Por favor certifique-se que no estande existirão réguas com tomadas de energia o suficiente para que todas as máquinas possam ser ligadas.
Por favor certifique-se que no estande existirão cabos de rede e hubs/switches suficientes para que as máquinas possam ser conectadas.
Mesas descobertas não dão uma boa impressão, você pode considerar usar toalhas de mesa brancas para que o estande inteiro pareça mais profissional.
Se você quer vender alguma coisa (camisetas, cds, pins, bonés, etc), você deverá primeiramente contatar a organização do evento para verificar se é permitido. Há grandes eventos onde não é permitido vender produtos nos estandes.
Se a organização do evento permitir que você venda produtos no estande, você deve verificar ainda se há alguma lei local ou estadual que proíba isso (especialmente se o evento for realizado em um domingo). A organização do evento talvez possa ajudar a verificar isso.
Se você está vendendo produtos, você não deve enfatizar que está ganhando dinheiro no estande. Pode parecer estranho você pedir para a organização do evento um estande gratuito, etc, e agora está vendendo produtos e ganhando muito dinheiro nele.
Em alguns eventos, é organizado um evento social para palestrantes e expositores. Confira se haverá um, e como você pode estar presente se estiver interessado(a). Como uma regra geral: um evento social é bem legal uma vez que você pode encontrar pessoas de outros projetos e empresas, e pode relaxar fora de uma exposição cansativa.
Por favor certifique-se de levar fingerprints suficientes da sua chave GnuPG para que outros(as) possam assiná-la. Por favor não se esqueça também do passaporte ou da licença de motorista para provar sua identidade.
Caso você tenha dinheiro para fazer mais pelo estande, você pode ler algumas boas ideias com relação a isso em merchandising em estandes.
Quando as pessoas e as máquinas estiverem disponíveis, certifique-se de que toda a equipe do estande pode operar as máquinas. Isso requer uma conta com uma senha conhecida por todo o grupo. Essa conta deve poder executar sudo apt-get se as máquinas estiverem conectadas a uma rede e tiverem acesso a um espelho do Debian.
Será legal se uma das pessoas que estão na equipe do estande puder escrever um pequeno relatório depois do evento, assim a Debian Weekly News poderá divulgar a participação no evento.

Mensagens a respeito da organização do estande e palestras podem ser enviadas para uma das listas de discussão assim elas serão publicamente conhecidas, arquivadas e podem atrair mais pessoas interessadas em comparecer.

Caso você não queira enviar tais mensagens para uma lista pública, você pode sempre enviá-las para events@debian.org para que possamos lhe dar algumas dicas, caso seja necessário ou útil. Porém nós não entraremos em contato com a organização do evento sobrepondo os seus esforços.

Organizando o estande

Caso você queira organizar um estande profissional, é sempre bom saber onde colocar casacos, calçados supérfluos, bebidas e outras coisas. Por favor entre em contato com a organização caso exista uma pequena sala para isso.
Por favor verifique com a organização do evento como você pode acessar o estande antes que o mesmo tenha sido aberto para o público. Algumas exposições requerem credenciais especiais de expositores.
Na exposição a média de desenvolvedores(as) por visitante não deve ser maior de (2.0). É legal ter um estande cheio de pessoas, mas não é muito convidativo se o estande já estiver lotado de pessoas do Debian e nenhum(a) visitante puder entrar.
Não esqueça de tirar uma foto em grupo de todas as pessoas do Debian que estão ajudando. Isto geralmente é esquecido, mas associar fotos e pessoas ajuda bastante, ao mesmo tempo em que faz com que o Debian seja menos anônimo.
No final do dia ou no final do evento, por favor não devolva um estande cheio de lixo como garrafas vazias e outras coisas.
Não parecerá legal se as pessoas no estande estiverem sentadas atrás da mesa apenas olhando seus notebooks ao invés de se preocuparem com os(as) visitantes.