Liste de contrôle pour un stand

Le but de cette liste est d'aider les gens à organiser un stand pour le projet Debian lors d'une exposition. Veuillez envoyer vos commentaires (en anglais) à events@debian.org.

Organiser un stand

Cette liste est ordonnée. Quoiqu'il en soit, certaines tâches peuvent être réalisées en parallèle, et, bien sûr, d'autres peuvent être faites dans un ordre différent.

  1. Si vous êtes au courant d'un évènement auquel Debian pourrait prendre part, envoyez un courriel (en anglais) à debian-events-<region> — même si vous n'avez pas l'intention d'y tenir un stand ;
  2. Tenir un stand n'a de sens que s'il y a au moins deux personnes pour partager le travail. Demandez de l'aide à debian-events-<region>  si vous n'en avez pas. Si personne ne veut ou ne peut vous aider, vous pouvez peut-être remettre en question la tenue du stand ;
  3. Maintenant que d'autres personnes aideront au stand, assurez-vous d'avoir au moins une machine disponible sur le stand pour faire une démonstration de Debian — comme alternative, la machine dédiée aux évènements (debian events box) est là pour ça. Demandez à events@debian.org. Dans la négative, vous pouvez peut-être remettre en question la tenue du stand, car sans machine, il risque de faire vide ;
  4. Maintenant qu'à la fois des gens et des machines sont disponibles, contactez les organisateurs et demandez-leur un stand gratuit pour le projet ;
  5. Il est utile de coordonner l'évènement sur le wiki Debian en utilisant le formulaire disponible sur la page des évènements ;
  6. Assurez-vous que le stand comporte des meubles ;
  7. Assurez-vous que le stand comporte une prise électrique et une connexion réseau ;
  8. Vérifiez la présence de murs pour y apposer des affiches ;
  9. S'il est possible d'utiliser des affiches, vérifiez que vous pouvez en imprimer de grandes ou que vous pouvez vous en faire envoyer (regardez le matériel pour les stands). Debian peut aussi rembourser l'impression de grandes affiches ;
  10. Vérifiez si vous pouvez rédiger, concevoir et imprimer des prospectus pour que les visiteurs puissent emporter quelque chose avec eux (regardez le matériel pour les stands) ;
  11. Si quelqu'un au stand est capable de tenir une conférence à propos de Debian en général ou sur un point particulier du projet, demandez-lui de voir avec les organisateurs s'ils souhaitent accepter cette conférence. Dans tous les cas, vous pouvez toujours prévoir des discussions au stand, assurez-vous alors de les prévoir à l'avance (le premier jour) afin que les gens en soient informés ;
  12. Même si aucune conférence formelle n'est prévue, vous pouvez toujours demander aux organisateurs une salle pour organiser un rassemblement des personnes intéressées (Birds of a Feather). Il s'agit d'un rassemblement informel entre des développeurs et des utilisateurs sans programme précis, où chacun peut poser les questions qui l'intéresse. Ils sont assez instructifs car ils offrent aux développeurs la possibilité de savoir ce que les gens pensent et aux gens d'avoir des réponses aux questions qu'ils se posent ;
  13. Négociez avec les organisateurs le nombre de tables et de chaises requises à votre stand ;
  14. Assurez-vous d'avoir suffisamment de prises multiples au stand pour pouvoir brancher les machines ;
  15. Assurez-vous d'avoir suffisamment de câbles réseau et de concentrateurs ou de commutateurs au stand afin de connecter les machines ;
  16. Les tables nues ne sont pas très belles, vous pouvez utiliser des nappes blanches pour que le stand dans son entier semble plus professionnel ;
  17. Si vous souhaitez vendre des objets (t-shirts, CD, épinglettes, casquettes, etc.), contactez d'abord les organisateurs pour savoir si cela est autorisé. Dans certains événements importants, vendre au stand est absolument interdit ;
  18. Si les organisateurs vous permettent de vendre au stand, assurez-vous qu'aucune loi ou arrêté local ne l'interdit (en particulier pour les événements ayant lieu le dimanche). Les organisateurs peuvent peut-être vous aider ;
  19. Si vous vendez des objets, éviter de crier sur les toits que vous gagnez de l'argent sur le stand. Cela pourrait apparaître étrange si vous demandez à bénéficier d'un stand gratuit puis que vous vendez des choses et faites beaucoup d'argent sur ce stand ;
  20. Lors de certains événements, une fête est organisée pour les orateurs et les exposants. Vérifier s'il y en a une et comment y assister si vous êtes intéressé. En règle générale, une fête est souvent intéressante car vous pouvez y rencontrer des personnes d'autres projets et des entreprises, et vous pouvez vous détendre loin du stress de l'exposition ;
  21. Assurez-vous d'avoir suffisamment d'empreintes de votre clé GnuPG sur vous pour la faire signer. N'oubliez pas non plus une pièce d'identité pour prouver votre identité ;
  22. Si vous pouvez avoir de l'argent pour faire plus de choses pour le stand, lisez quelques bonnes idées concernant le commerce sur les stands ;
  23. Lorsque les gens et les machines sont disponibles, assurez-vous que tous les membres du stand peuvent utiliser ces machines. Cela nécessite un compte de démonstration avec un mot de passe connu de tous. Ce compte devrait pouvoir lancer la commande sudo apt-get si les machines sont connectées au réseau et ont accès à un miroir Debian ;
  24. Il serait bon qu'un membre de l'équipe du stand puisse écrire un petit compte-rendu après l'exposition afin que les Nouvelles hebdomadaires Debian puissent faire un compte-rendu après la manifestation.

Les courriels concernant l'organisation du stand et les discours devraient être envoyés (en anglais) à une liste de discussion afin qu'ils soient publiquement reconnus, archivés et puissent attirer plus de gens.

Si vous ne souhaitez pas envoyer de tels courriels à une liste publique, vous pouvez toujours les envoyer (en anglais) à events@debian.org pour que nous puissions vous donner des conseils si nécessaire. Cela dit, nous ne contacterons pas les organisateurs pour vous.

Tenir le stand